Evidenční a dokumentační práce
Účelem dokumentace je zabezpečení průkazných a objektivních záznamů o průběhu povodně, o provedených opatřeních k ochraně před povodněmi, o příčinách vzniku a velikosti škod a o jiných okolnostech souvisejících s povodní.
K uvedenému slouží:
- záznamy v povodňové knize
- průběžný záznam vodních stavů
- orientační hodnoty rychlostí proudění vody a průtoků
- předběžný záznam o provozu vodních děl, která mohou ovlivnit průběh povodně
- označení nejvyšší dosažené hladiny vody, zakreslování záplavy
- monitorování kvality a možných zdrojů znečištění
- fotografické snímky a video záznamy
- účelový terénní průzkum a šetření
Povodňová kniha
Je základní dokument o celkovém průběhu povodně. Do povodňové knihy provádějí pověřené osoby (členové povodňové komise nebo určení zapisovatelé) následující záznamy:
- doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí
- doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresáta, způsobu a doby odeslání
- datum a čas vyhlášení nebo odvolání stupňů povodňové aktivity
- obsah pokynů, rozhodnutí a činnosti povodňové komise nebo jejich členů
- popis provedených protipovodňových opatření
- obsah příkazů fyzickým a právnickým osobám, kterým se ukládá během povodně povinnost poskytovat pomoc nebo vykonávat opatření ke zmírnění povodňových škod
- průběžné záznamy o hlášených vodních stavech a průtocích
- záznam o případné evakuaci osob
- další mimořádné události související s povodní
- převzetí řízení povodňové ochrany nadřízenou povodňovou komisí
- výsledky preventivních povodňových prohlídek
Každá zaznamenaná zpráva obsahuje:
- evidenční číslo zprávy
- datum a čas a způsob přijetí (datum a čas a způsob předání)
- od koho byla přijata (komu byla předána)
- obsah zprávy, informace, rozhodnutí, příkazu, opatření (doslovné znění)
- podpis zapisovatele
Veškeré záznamy musí být zapisovatelem řádně podepsány. Povodňová kniha je uložena spolu s povodňovým plánem u předsedy povodňové komise města, záznamy provádí pověřený člen povodňové komise města.
Pracovní povodňová mapa
Tuto mapu využívají členové povodňové komise k vyhodnocování povodňové situace na území města Štěpánov, k zákresům aktuálních rozlivů v záplavovém území, označení zaplavených objektů, k určování náhradních komunikačních a přístupových tras, vyznačování silničních uzávěr a objížděk.
Foto a video dokumentace
Provádí se během povodně, nejlépe při kulminaci a těsně po opadnutí povodně. Slouží hlavně pro objektivní zachycení povodní způsobených škod a pro zpracování souhrnné zprávy o povodni. Foto a video dokumentaci během povodně zajišťuje pracovník operativně určený předsedou povodňové komise.
Označení nejvyšší dosažené hladiny
Toto označení se provádí na vhodných přístupných místech formou barevného vyznačení nebo odměřením od neměnného pevného bodu. Stálé označení provede později správce toku osazením normalizované povodňové značky. Toto označení slouží pro následné geodetické zaměření maximální úrovně hladiny a případné zpřesnění stanoveného záplavového území.